برای روشن شدن این موضوع، پشت صحنۀ فیلمی را در نظر بگیرید که همۀ مراحل پیش‌تولید (نویسندگی، پیداکردن لوکیشن و…)، تولید و پس از تولید (تدوین، موزیک و…) را ثبت و ضبط کرده است. ماحصل این فیلم برای علاقه‌مندان و عوامل فیلم می‌تواند فرمولی راهگشا باشد که پیش‌ازآن برای انجامش مشکل داشته‌اند یا ایده‌های جدیدی از فیلم پشت صحنه دستگیرش شود.
کار یک مستندنگار اداری دقیقاً مانند یک فیلمبردار پشت صحنه است که از لوازم سادۀ کار خود را دارد. کاغذ، قلم، گوشی همراه، لپ‌تاپ، دوربین عکاسی و فیلمبرداری، رکوردر و یک حافظه برای ذخیره‌سازی مستندات، ابزارهایی است که برای ثبت ماجرای یک مجموعه در طول هفته کاری نیاز می‌شود. شخص مستندنگار پس از ثبت مستندات روتین از اتفاقات مجموعه، آنها را به صورت دسته‌بندی شده و مربوط به هر بخش و شخص آرشیو می‌کند. این آرشیو خوراک بخش‌های مدیریت محتوا و شبکه‌های اجتماعی، تبلیغات و دیجیتال مارکتینگ، ارجاعات و گزارشات داخل سازمانی و… را فراهم می‌سازد.
همچنین این آرشیو اگر برای افراد مجموعه دسته‌بندی داشته باشد، می‌تواند به فراخور وظیفه و نیاز هر نیرو، در اختیار آنها قرار بگیرد. از آرشیو این مستندنگاری می‌توان شرح وظایف هر سِمَت‌های را ساخت که با ورود هر نیروی جدید در سریعترین زمان ممکن دوره کارآموزی خود را گذرانده و فعالیت حرفه‌ای خود را آغاز کند.
یک نهاد، شرکت، کمپانی یا هر بنگاه تجاری و خدماتی که مستندنگاری هم می‌کند، در صورتی که در طول دورۀ کاری خود، تجارب موفقی داشته باشد، آرشیوِ مستندات با ارزشی از منابع تاریخی در زمینۀ کاری خود برای آیندگان آن شاخۀ کاری به جا خواهد گذاشت.
از این رو می‌توان جایگاه مهمی را برای نیرویی که ویژه روی ماجراهایی که سر کار می‌افتد، در نظر گرفت.
نویسنده: احمد طباطبائی