برای روشن شدن این موضوع، پشت صحنۀ فیلمی را در نظر بگیرید که همۀ مراحل پیش‌تولید (نویسندگی، پیداکردن لوکیشن و…)، تولید و پس از تولید (تدوین، موزیک و…) را ثبت و ضبط کرده است. ماحصل این فیلم برای علاقه‌مندان و عوامل فیلم می‌تواند فرمولی راهگشا باشد که پیش‌ازآن برای انجامش مشکل داشته‌اند یا ایده‌های جدیدی از فیلم پشت صحنه دستگیرش شود.
کار یک مستندنگار اداری دقیقاً مانند یک فیلمبردار پشت صحنه است که از لوازم سادۀ کار خود را دارد. کاغذ، قلم، گوشی همراه، لپ‌تاپ، دوربین عکاسی و فیلمبرداری، رکوردر و یک حافظه برای ذخیره‌سازی مستندات، ابزارهایی است که برای ثبت ماجرای یک مجموعه در طول هفته کاری نیاز می‌شود. شخص مستندنگار پس از ثبت مستندات روتین از اتفاقات مجموعه، آنها را به صورت دسته‌بندی شده و مربوط به هر بخش و شخص آرشیو می‌کند. این آرشیو خوراک بخش‌های مدیریت محتوا و شبکه‌های اجتماعی، تبلیغات و دیجیتال مارکتینگ، ارجاعات و گزارشات داخل سازمانی و… را فراهم می‌سازد.
همچنین این آرشیو اگر برای افراد مجموعه دسته‌بندی داشته باشد، می‌تواند به فراخور وظیفه و نیاز هر نیرو، در اختیار آنها قرار بگیرد. از آرشیو این مستندنگاری می‌توان شرح وظایف هر سِمَت‌های را ساخت که با ورود هر نیروی جدید در سریعترین زمان ممکن دوره کارآموزی خود را گذرانده و فعالیت حرفه‌ای خود را آغاز کند.
یک نهاد، شرکت، کمپانی یا هر بنگاه تجاری و خدماتی که مستندنگاری هم می‌کند، در صورتی که در طول دورۀ کاری خود، تجارب موفقی داشته باشد، آرشیوِ مستندات با ارزشی از منابع تاریخی در زمینۀ کاری خود برای آیندگان آن شاخۀ کاری به جا خواهد گذاشت.
از این رو می‌توان جایگاه مهمی را برای نیرویی که ویژه روی ماجراهایی که سر کار می‌افتد، در نظر گرفت.
مستندنگاری در محیط کاری:
مستندنگاری در محیط کاری به عنوان یک فعالیت حیاتی در فرآیند مدیریت دانش و تبادل تجربیات تلقی می‌شود. در این راستا، کارمندان می‌توانند تجارب و دانش خود را در قالب مستنداتی ثبت کنند تا این اطلاعات برای نیروهای جدید مؤثر واقع شود. این مستندنگاری نه تنها به تشکیل یک پرونده شخصی کاری کمک می‌کند بلکه می‌تواند به شناخت بهتر سازمان و محیط کاری برای همه کارکنان منجر شود.
مستندنگاری این امکان را فراهم می‌کند که نیروهای جدید به تجارب گذشته کارکنان دسترسی پیدا کنند. این دسترسی به تجربیات قبلی به جذب نیروهای جدید کمک کرده و اجازه می‌دهد تا با سرعت و به دقت به محیط کاری آشنا شوند. این اطلاعات قابلیت افزایش کارآمدی و بهبود فرآیندهای کاری را فراهم می‌کند.
مستندنگاری به عنوان ابزار آموزشی:
از آنجایی که مستندنگاری تجارب و فرآیندهای کاری را ثبت می‌کند، می‌تواند به عنوان یک ابزار آموزشی نیز عمل کند. نیروهای جدید با مراجعه به این مستندات، می‌توانند به سرعت به دانش مورد نیاز برای شروع به کار پرداخته و از دوره کارآموزی خود به بهترین شکل ممکن بهره‌مند شوند.
تسهیل در فرآیند جابجایی نیروها:
مستندنگاری در محیط کاری به فرآیند جابجایی نیروها کمک می‌کند. با اطلاع از تجربیات و وظایف پیشین، نیروهای جدید می‌توانند به سرعت با مسئولیت‌ها و فعالیت‌های جدید آشنا شوند و نقش خود را با استفاده از دانش گذشته به بهترین شکل ممکن اجرا کنند.
حفظ ارثیه سازمانی:
مستندنگاری در محیط کاری نقش حیاتی در حفظ ارثیه سازمانی دارد. این فعالیت به اطلاعات و تجربیات ارزشمند درون سازمان دسترسی فراهم می‌آورد که اگر به درستی مدیریت شود، می‌تواند به رشد و توسعه پایدار سازمان کمک کند.
فرهنگ مستندنگاری در یک جامعه نقش بسیار مهمی در ارتقاء ارتباطات، آگاهی، و تاریخ‌نگاری دارد.
این فرهنگ باعث ایجاد یک زمینه صادقانه برای ثبت رویدادها، تجارب، و اطلاعات در محیطی بیش از پیش متقابل و ارتباطی می‌شود.
با داشتن یک فرهنگ مستندنگاری سالم، جامعه توانمند به اشتراک‌گذاری داستان‌ها و داده‌های حقیقی خود می‌شود که این امر از یک سو به تحقیق و توسعه علمی کمک می‌کند و از سوی دیگر به نسل‌های آینده این امکان را می‌دهد که از تجارب گذشته بهره‌مند شوند.
فرهنگ مستندنگاری، تقویت هویت فرهنگی یک جامعه را تسهیل می‌کند و افراد را به ساختارها، ارزش‌ها، و میراث فرهنگی آگاه می‌کند. در نتیجه، این فرهنگ به ارتقاء سطح دانش و آگاهی جامعه، تقویت ارتباطات بین افراد، و ایجاد یک پایگاه قوی برای تصمیم‌گیری‌های آینده مشارکت می‌کند.
در زیر به صورت موردی و خلاصه به فواید ترویج فرهنگ مستند نگاری در یک جامعه اشاره می کنیم:
افزایش آگاهی جمعی:
هر فردی که در جامعه به مستندنگاری بپردازد، در واقع به افزایش آگاهی جمعی کمک می‌کند. این اطلاعات مستند، افراد را با چالش‌ها، موفقیت‌ها، و مسائل اجتماعی آشنا می‌کند و تاثیرگذاری آگاهی در تصمیم‌گیری‌های اجتماعی و سیاسی را افزایش می‌دهد.
ارتقاء هویت فردی و اجتماعی:
مستندنگاری به فردان می‌اجازد تا هویت شخصی و اجتماعی خود را بیشتر درک و شناخته و به اشتراک بگذارند. این فرایند به ایجاد ارتباطات عمیق‌تر و تعهدات مثبت به ساختارهای اجتماعی کمک می‌کند.
ترویج هنر و خلاقیت:
مستندنگاری فرصتی را برای بروز و ترویج هنر و خلاقیت فراهم می‌کند. افراد می‌توانند با استفاده از وسایل مختلف مستندسازی، داستان‌های خود را به شکل‌های هنری و جذاب تری ارائه دهند که به نوعی میراث فرهنگی جامعه افزوده می‌شود..
تشویق به ارتقاء مهارت‌ها:
فرآیند مستندنگاری، افراد را به توسعه مهارت‌های نوین و ارتقاء مهارت‌های موجود تشویق می‌کند. این اقدام به فرآیند یادگیری مداوم و به‌روز بودن افراد در جامعه افزوده و ارتقاء مهارت‌های نوین جامعه را تسریع می‌بخشد.
ایجاد فرهنگ مشارکت و تعامل:
مستندنگاری افراد را به مشارکت فعال در تولید اطلاعات و دانش ترغیب می‌کند. این اقدام به ایجاد یک فرهنگ مشارکت و تعامل در جامعه منجر می‌شود که باعث بهبود ارتباطات و همبستگی جمعی می‌شود.
ارتقاء مفهوم تاریخ:
مستندنگاری به ارائه تصاویر و داستان‌هایی از زندگی افراد و جوامع می‌پردازد که به تاریخ جامعه ارزش افزوده می‌کند. این مستندات تبدیل به آثاری ماندگار می‌شوند که نسل‌های آینده را به ثروت‌ها و چالش‌های گذشته آگاه می‌سازند.
ارتقاء ارتباطات اجتماعی:
مستندنگاری می‌تواند به افزایش ارتباطات اجتماعی کمک کند. با به اشتراک گذاری تجارب و دیدگاه‌ها، افراد به یکدیگر نزدیک‌تر می‌شوند و این نزدیکی در افزایش همبستگی و اعتماد متقابل تأثیرگذار است.
مستندنگاری در یک شرکت یا سازمان:
شرکت ها و سازمان ها، مستندنگاری را به عنوان یک فعالیت بسیار ارزشمند در ساختار سازمانی خود در نظر گرفته اند. هر کارمند جدیدی که وارد این شرکت ها می‌شود، یک دوره آموزشی جامع را طی می‌کند که در آن مستندنگاری از تجربیات و فعالیت‌های پیشین اعضا مورد توجه قرار می‌گیرد.
این دوره آموزشی با استفاده از وسایل متنوع مستندنگاری، تصاویر، و حتی ویدئوها ارائه می‌شود.
به عنوان مثال در یک شرکت فناورانه، یک مستندنگار از تجربیات یک تیم توسعه نرم‌افزار به طور جامع گزارش می‌دهد. این گزارش شامل چالش‌ها، راه‌حل‌ها، و پیشرفت‌هایی است که تیم در پروژه‌های گذشته داشته است. این مستندات به نیروی کار جدید این امکان را می‌دهد که در کوتاه‌ترین زمان ممکن با فرایندها و فعالیت‌های تیم آشنا شود.
علاوه بر این، این شرکت مستندنگاری را به عنوان یک ابزار ارتباطی نیز مورد استفاده قرار می‌دهد. گزارش‌ها و مستندات تولید شده توسط تیم‌ها به صورت دسته‌بندی شده در داخل شبکه داخلی سازمان قرار می‌گیرند. این اطلاعات برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، ایجاد راهبردها، و حتی بهبود فرآیندهای کاری به کار می‌روند.
در نتیجه، مستندنگاری در این شرکت به عنوان یک عنصر مهم در ارتقاء تعاملات داخلی، افزایش سرعت یادگیری کارکنان جدید، و تقویت ارتباطات تیمی تلقی می‌شود.
این رویکرد باعث می‌شود که ارثیه تجربیات و دانش درون سازمان حفظ شده و به بهبود عملکرد و بهره‌وری کلان شرکت کمک کند.
مستندنگاری در شرکت اپل:
شرکت اپل یکی از معروف‌ترین شرکت‌های فناوری جهان است که به عنوان یک مستندنگار برجسته شناخته می‌شود.
اپل با تاریخچه‌ای بی نظیراز تولید محصولات نوآورانه و موفقیت‌های بزرگ، از مستندنگاری به عنوان یک وسیله حیاتی برای انتقال داستان خود به نسل‌های آینده بهره می‌برد.
مثلاً، اپل به صورت دوره‌های آموزشی و ویدئوهای مستند، فرصتی را برای آموزش تاریخچه شرکت، مراحل توسعه محصولات، و اهداف استراتژیک خود به کارکنان فراهم می‌کند. این مستندات به کارکنان اپل اجازه می‌دهند تا از پیشرفت‌ها و چالش‌های تاریخی شرکت مطلع شوند و با ارثیه تصمیم‌گیری‌ها و انتخاب‌های گذشته آشنا شوند.
علاوه بر این، رویدادهای مهم مانند معرفی محصولات جدید، کنفرانس‌ها، و اخبار مرتبط با اپل به شکل وسیعی مستندسازی می‌شوند. این مستندات به عنوان منابع ثبت شده تاریخ اپل عمل کرده و برای علاقه‌مندان، تحقیق‌کنندگان، و حتی رقبای صنعت فناوری، منابع غنیی ارائه می‌دهند.
با استفاده از مستندنگاری، اپل نه تنها به اشتراک گذاری داستان موفقیت خود را ترویج می‌دهد بلکه به دیگران نیز اجازه می‌دهد که در یادگیری از تجارب و انجام بهترین عملکرد، در کار با محصولات نوآورانه خود بهترین تجربه را داشته باشند.
صداقت در مستندنگاری
صداقت در مستندنگاری یک اصل اساسی است که به‌طور جدی بر تأثیر و اعتبار مستندات و داستان‌ها تأثیر می‌گذارد.
در مستندنگاری، صداقت به عنوان ستون اصلی تواصل و ارتباطات موثر شناخته می‌شود. وقتی که مستندنگار، اطلاعات و رویدادها را با دقت و صداقت ثبت می‌کند، این مستندات به عنوان منبع قابل اعتماد و قطعی شناخته می‌شوند.
صداقت در مستندنگاری باعث افزایش اعتماد افراد به محتوا و اطلاعات مستند شده، از بین رفتن ابهامات و تضادها، و ارتقاء ارتباطات میان اعضای یک سازمان یا جامعه می‌شود.
همچنین، صداقت در مستندنگاری نقش مهمی در ارائه تصاویر دقیق از وقایع و وضعیت‌ها ایفا می‌کند و این امر به تصمیم‌گیری‌های صحیح و اجتناب از مشکلات احتمالی کمک می‌کند.
در نهایت، مستندنگاری صادقانه، یک اصل اخلاقی و حرفه‌ای است که به نگهداری از اعتبار و ارزش‌های فرد یا سازمان کمک می‌کند و به ایجاد ارتباطات سالم و موثر در محیط کاری یا جامعه کمک می‌نماید.
مضرات مستندنگاری غیر صادقانه:
از دست دادن اعتماد:
مستندنگاری غیر صادقانه باعث از دست رفتن اعتماد افراد در داستان‌ها و اطلاعاتی می‌شود که به عنوان واقعیت ارائه شده‌اند. این امر می‌تواند به تضعیف ارتباطات و اعتماد میان اعضای یک سازمان یا جامعه منجر شود.
شکست در تبلیغات:
اگر مستندات تولید شده واقعیت نداشته باشند، مخاطبان نسبت به اطلاعات ارائه شده شکاک شده و احتمال خرید یا همکاری با شرکت کاهش می‌یابد.
تضییع منابع و زمان:
وقتی که اطلاعات و مستندات بر پایه حقیقت نباشند، زمان و انرژی صرف شده در تولید و تدوین آنها بیهوده خواهد بود.
مخالفت اجتماعی:
زمانی که افراد به احساس کنند که به تاریخچه یا ماهیت واقعی مسائل دست یافته نشده است، ممکن است به اعتراضات و مخالفت‌های جمعی منجر شوند.
تخریب سابقه:
وقتی که افراد متوجه می‌شوند اطلاعات یا مستنداتی که ارائه شده است، نادرست است، اعتبار و سابقه فرد یا سازمان به خطر می‌افتد.
از دست دادن فرصت‌ها:
زمانی که تصاویر و داستان‌ها نسبت به واقعیت مخالفانه باشند، افراد ممکن است از شرکت یا همکاری با یک شخص یا سازمان اجتناب کنند.
تضییع اعتبار فردی:
مستندنگاری غیر صادقانه می‌تواند به تضییع اعتبار فردی منجر شود. افرادی که به عنوان مستندنگارهای غیر قابل اعتماد شناخته شوند، از اعتماد دیگران محروم می‌شوند.
کاهش تعهد و همکاری:
اگر افراد به احساس کنند که اطلاعات به درستی منعکس نشده است، می‌تواند باعث کاهش تعهد و همکاری در سطح فردی و سازمانی شود. اعضای تیم کمتر به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری با یکدیگر خواهند پرداخت.
پیچیدگی در مدیریت:
اطلاعات غیر صادقانه می‌تواند به پیچیدگی در مدیریت و اداره سازمان منجر شود. مدیران با اطلاعات دوگانه و تضاد در داستان‌ها ممکن است با مشکلات مدیریتی مواجه شوند.
تخریب ارزش‌های سازمانی:
اگر مستندات و داستان‌ها ناپایدار باشند، ارزش‌ها و مبانی فرهنگی سازمانی تضییع می‌شوند. این موضوع می‌تواند به کاهش هویت سازمانی و از دست دادن حمایت کارکنان منجر شود.