پاسخ دهندگان خودکار(Auto responders) بیشتر شبیه سیستم های فاکس خودکار عمل می کنند. در این سیستم ها، با دستگاه فاکس خود تماس گرفته و شماره مورد نظر را می گیرید سپس اسنادی که خواسته بودید، به دستگاه فاکس شما فرستاده می شود. نحوه ی کار پاسخ دهندگان اتوماتیک نیز شباهت بسیاری با این سیستم های فاکس دارند، بدین ترتیب که شما ایمیلی را به آدرس ایمیل یک پاسخ دهنده خودکار می فرستید و اطلاعات خواسته شده را از طریق ایمیل دریافت می کنید.
پاسخ دهنده ی خودکار چیست؟
پاسخ دهنده خودکار، برنامه ای است که در mail server قرار دارد و به ایمیل هایی که به یک آدرس ایمیل مشخص فرستاده می شود، به طور خودکار با متنهای از پیش نوشته شده پاسخ می دهد. این پاسخ ها به دو صورت بوده، یا یک پیام متمایز است یا مجموعه ای از پیام های از پیش نوشته شده است. Auto responder به نامه های دیگری همچون Info bots ، responders، Mail bots، Auto bots، Auto mailers، Email _ on_ demand نیز خوانده می شود.
علت استفاده از پاسخ دهنده ی خودکار
یکی از مهمترین فواید استفاده از پاسخ دهنده های خودکار سرعت بالای پاسخگویی به ایمیل است، به طوری که طی 24 ساعت شبانه روز، 7 روز هفته، 365 روز سال می توانید به طور خودکار به ایمیل ها پاسخ دهید.
Auto responders از اتلاف وقت برای پاسخگویی دستی به تعداد زیادی نامه با پاسخ های مشابه جلوگیری می کند. یکی دیگر از مزایای Auto responder ها این است که شما قادر خواهید بود با بررسی و ردیابی پاسخ های داده شده، کار های بازاریابی آینده ی خود را بهتر و موثر تر به انجام رسانید. یکی از بزرگترین منابع ژژ در دنیای امروز، امکان تعریف پیام های مختلف در فواصل زمانی از پیش تعیین شده است. بدین ترتیب که برنامه را می توان طوری تنظیم کرد که ابتدا نامه ی اول فورا به گیرنده ارسال شود و نامه دوم دو روز پس از ارسال نامه ی اول و نامه ی سوم پنج روز پس از نامه ی دوم و همین طور به ترتیب زمانی، نامه ها به گیرنده فرستاده شود.
تحقیقات بازار نشان می دهد وقتی فرد چندین بار در معرض پیام های خرید قرار گیرد تبدیل به یک خریدار با انگیزه خرید می شود. به این ترتیب می توانید با ارسال ایمیل ها در فواصل زمانی مشخص، یک مشتری بالقوه را تبدیل به خریدار جهت خرید محصولات خود نمایید.
امروزه نحوه ی کار با پاسخ دهنده های خودکار در مدیریت لیست های پستی پیچیدگی بیشتری پیدا کرده است. برنامه های Auto responder آدرس ایمیل افرادی (که در یک بانک اطلاعاتی ذخیره شده است) که اطلاعات درخواست کرده اند را جمع آوری می کند و سپس به آنها ایمیل می فرستد سپس آدرس هایی که فعال نیستند حذف کرده و آدرس های ایمیل جدیدی به بانک اطلاعات اضافه می کند. همچنین پاسخ دهندگان خودکار امروزی، گزارشی از بینندگان سایت که تقاضا کرده اند، تهیه می کند. واضح و مبرهن است این تکنولوژی در مقایسه با پاسخ های دستی توسط بشر بسیار موثر تر و در مقایسه با هزینه های تلفن و فاکس از لحاظ اقتصادی بسیار مقرون به صرفه است.
به نظر می رسد یکی از ویژگی های استاندارد برنامه های Auto responder امروزی، قابلیت دوستانه کردن نامه ها است. پاسخ دهنده ی خودکار برای ارسال انواع مختلفی از اطلاعات از قبیل موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد.
فهرست قیمت
نامه های خوشامدگویی
نامه های تشکر آمیز
پیشنهادات خارج از اداره
تایید سفارش
نامه های فروش کاتالوگ ها
بیانیه خبری
بروشور ها
فهرست مشاغل
برگه های مشخصات
دستور جلسه