بعد از این که روش شروع مذاکره انتخاب شد، سایر جزئیات مهم دیگر باید مورد توجه قرار گیرند. این جزئیات عبارتند از:
1 – تنظیم قرار ملاقات و حضور به موقع
2 – زمان نزدیک شدن به مشتری
3 – نشان دادن کارت ویزیت
4 – جلوگیری از خروج زود هنگام
5 – عذر خواهی نکردن بابت گرفتن وقت مشتری
6 – کاهش نگرانی ها
7 – مراجعه ی مجدد
تنظیم قرار ملاقات و حضور به موقع
اغلب ماموران خرید بسیار علاقه دارند که فروشندگان را با گذاشتن قرار ملاقات در زمان مشخصی که برای آن اختصاص داده اند یا بین ساعاتی خاص ملاقات کنند. یک فروشنده ی کامپیوتر های شرکت آی بی ام هر صبح و بعد از ظهر خود را با یک ملاقات نامحدود زمانی با یک مشتری مهم شروع می کرد.
چون او نمی دانست که هر جلسه ی ملاقات چقدر طول خواهد کشید، برای مدت باقی مانده از روز هیچ برنامه ای نمی گذاشت و اگر بعد از جلسه با زمان روبه رو می شد، آن را با تماس های سرد با مشتریان احتمالی پر می کرد.
یک نکته ی بسیار مهم این که هرگز نباید مشتری را منتظر گذاشت، چون اگر شما دیر به سر قرار برسید با عصبانیت یا دست کم دلخوری جدی مشتری روبه رو خواهید شد. اما این کار آسان نیست. یک فروشنده معمولا از زمان دقیق پایان مذاکره بی اطلاع است.
گاهی ممکن است مذاکره کوتاه باشد، چون یا مشتری آماده ی خرید است و نمی خواهد که وقت خود و ما را تلف کند یا این که به هر دلیلی بسیار سریع از فروشنده عذرخواهی می شود و او از دفتر بیرون می آید.
از طرف دیگر این احتمال وجود دارد که یک مذاکره ی فروش که به طور طبیعی حداکثر یک ساعت طول می کشد، به یک ماراتن تبدیل شود، در حالی که فروشنده بعد از این جلسه با یک مشتری دیگر قرار دارد که به شدت به وقت شناسی حساس است. در این جا این رفتار اصلا پسندیده نیست که جلسه را ترک کنیم در حالی که هنوز با مشتری کنونی به نتیجه نرسیده ایم.
بدیهی است، فروشنده در توانایی پیش بینی این که مذاکره چقدر طول می کشد محدودیت دارد. بنابراین آن ها دوست دارند برنامه ی ملاقات های خود را با انعطاف تنظیم کنند و بر خلاف آن اصلا دوست ندارند درگیر زمان بندی های ثابت شوند. این ها مسائلی هستند که فروشندگان باید از عهده ی حل آن ها برآیند تا خود را با موقعیت ها تطبیق دهند.
زمان نزدیک شدن به مشتری
تقریبا بدیهی است که زمان نزدیک شدن به مشتری می تواند یکی از نکات اساسی در موفقیت یک مذاکره ی فروش باشد. شرکتی که با مشکلات مالی دست و پنجه نرم می کند به سختی حاضر می شود به یک فروشنده ی ماشین آلات زمان ملاقات بدهد. اما از طرف دیگر ممکن است همین مشتری بسیار علاقه مند باشد که با نماینده ی یک بانک سرمایه گذار صحبت کند.
حتی به روز های هفته نیز باید توجه کرد. روز های دوشنبه برای بعضی از مدیران روز عجله و مشغله است، در حالی که بعضی دیگر تلاش می کنند روز های جمعه کسی را ملاقات نکنند. این ها اطلاعات با ارزشی هستند که در مرحله ی برنامه ریزی فروش باید به آن ها توجه کرد.
کارت ویزیت
ژاپنی ها به دادن کارت ویزیت اهمیت ویژه ای داده اند. همه ی مذاکره ها و مصاحبه های افراد ژاپنی با مراسم رد و بدل کردن کارت ویزیت آغاز می شود. این کار آداب و رسوم ویژه ای دارد که باید انجام شود. طراحی و مطالب مندرج در کارت ویزیت موضوعات مهمی هستند که باید درباره ی آنها تعمق کرد. این کارت ها اغلب بایگانی تا در زمان نیاز به آن ها مراجعه شود.
هنگامی که فروشنده نماینده ی شرکتی است که نام آن برای مشتری وزین است، شاید به جا باشد که شروع مذاکره با دادن کارت ویزیت آغاز شود.
ممکن است شما به کارت ویزیت چیز هایی آویزان کنید. یک فروشنده ی خودرو، ماشین های کوچک را از فروشگاه های مختلف خریداری و به کارت ویزیت خود آویزان کرد. بسیاری از مردم کارت ویزیت های غیر معمول درست می کنند، کارت ویزیت های بزرگ، شکل های عجیب و غریب، رنگ برجسته یا مصور.
یک فروشنده ی قطعات فولادی کارت ویزیتی ساخت که از جنس ورق فولاد و نام و آدرس او بر روی آن حک شده بود. بعضی فروشندگان ترجیح می دهند که تا حد ممکن کارت ویزیت را به جای شروع، در پایان مذاکره به دست مشتری بدهند. این کار برای اثر گذاشتن نام شرکت و فروشنده به خریداری کمک می کند که ممکن است کارت را برای مراجعه های بعدی نگهداری کند. همچنین کارت حواس مشتری را از محصول پرت نمی کند.
برای درک بهتر این مقاله، به مقاله ی روش های شروع مذاکره(بخش 3) مراجعه کنید.
