قدرت فروش با نگهداری سوابق مشتریان
تصور کنید چه می شد اگر شما فروشنده موفقی باهزاران مشترک کوچک و بزرگ باشید یا خودتان را به عنوان فروشنده ای مشغول مدیریت یک یا دو قرارداد مهم برای شرکت های چند میلیون دلاری و در حال مراوده با بیست تن یا بیشتر در هر شرکتی تصور کنید که هر یک از این افراد سرپرست بخشی با تخصص خاص و فهرستی از مسئولیت ها هستند.
در آغاز هر روز کاری تلفن زنگ می زند. در آن سوی خط می تواند یکی از کارکنان این شرکت ها، در هر مرحله از روند فروش باشد و از شما هر سوالی داشته باشد. یا ممکن است مشتری باشد که شما سعی کرده اید با او تماس بگیرید. یا ممکن است تلفن حتی یک زنگ هم نزند. بنابراین به عهده ی شماست که زنگ بزنید. باید مطمئن شوید به کسی زنگ می زنید که هنوز به او زنگ نزده اید یا به تازگی به او زنگ نزده اید. یا شاید نیاز باشد تماس روز قبل یا روزهای قبل را پیگیری کنید.
ویژگی های یک بایگانی سوابق کارامد
با شماست که معین کنید چه چیزی مربوط ترین اطلاعات برای شرکتی خاص است. ولی در اینجا برخی از موارد اساسی را که هر فروشنده ای در دسترس داشتن آن را مفید می داند می بینید:
- یک برگ اطلاعات مشتری یک صفحه ای شامل اطلاعات اصلی در مورد مشتری مثل نام شرکت، نشانی، شماره تلفن، نام و شماره ی تلفن کارکنان کلیدی، مدیریت و تصمیم گیرندگان و پیشینه و سابقه مشتری.
- گزارش فعالیت هایتان در مورد تماس با مشتری، این که چه اقداماتی انجام داده اید (در صورت اقدام) و نتایج اقدامات (این گزارش می تواند در پایین یا پشت برگه اطلاعات مشتری، اگر جا باشد یادداشت شود یا می توان آن را در صفحه ای جداگانه یاداداشت کرد. این گزارش باید بسیار ساده باشد و جایی برای تاریخ تماس و یک قسمت برای یادداشت اقدامات انجام شده، نتایج و آنچه نیاز به پیگیری دارد، داشته باشد.)
- نسخه هایی از مکاتبات یا پیشنهادهای اخیر که هنوز در جریان هستند.
- نسخه هایی از آخرین قرارداد فروش (اگر چیزی فروخته اید).
در مجموع بایگانی شما باید:
- دستیابی به اطلاعات حیاتی را در ظرف چند ثانیه امکان پذیر کند.
- به روز کردن آن وقتی که پای تلفن صحبت می کنید یا هنگامی که در جلسه ای حضور دارید آسان باشد.
- پاکسازی آن هنگامی که اطلاعات خاصی دیگر مورد نیاز نیست آسان باشد.
چگونه نگهداری سوابق به شما قدرت می دهد
راه و رسم تجارت، اغلبِ مردم را ملزم می کند تا در آغاز گفتگو نام خود، نام شرکت، عنوان یا بخش اداریشان، را معرفی کنند. اگر خوش اقبال باشید، وقتی که یک مشتری به شما زنگ می زند دست کم این شاکله ی معرفی را در اختیار شما می گذارد تا به حافظه بسپارید. اگر چه این اطلاعات به شما کمک می کند اما اطلاعات بسیار دیگری نیز وجود دارند که دانستن آنها می تواند برای شما در آغاز هر مکالمه ی فروش مفید باشد.
فرض کنید از قبل قدری اطلاعات در مورد مشتری جمع کرده اید و آن را در بایگانی که به سادگی قابل دسترس است نگه داشته اید. شما قادر خواهید بود به یک معرفی ساده گوش دهید و در مدتی کمی بیش از سلام و احوالپرسی به اطلاعات زیر دست یابید:
با چه کسی صحبت می کنید؟
عنوان یا موقعیت او در شرکت چیست؟
چه کسی در آن شرکت تصمیم خرید می گیرد؟
آن شرکت چه می کند؟
به چه دلایلی ممکن است این شرکت از شما خرید کند؟
آیا با رقیب شما معامله می کند؟
چه تبلیغات یا اطلاعاتی را دریافت کرده است؟
از شما چه خریده است یا چه می خواهد بخرد؟
آخرین بار چه موقع با این شرکت یا فرد تماس گرفته اید؟
آخرین باری که با این شرکت تماس گرفتید چه روی داد؟
با آگاهی از این موارد درباره ی مشتری احتمالی یا مشتری مستعد، خودتان را در موقعیت قدرت برای کمک به آن ها جهت داد و ستد بیشتر قرار می دهید یا بهترین خدمات را عرضه می کنید.
سخت کار کردن می تواند زندگی کردن را آسان تر کند
عبرت آموز است که آن فروشندگانی که می خواهند زندگی را ساده کنند، تشخیص نمی دهند که آنچه در ابتدا خیلی روش آسانی به نظر می رسد، اغلب سخت ترین راه برای ادامه تا انتهاست.
یک دوست جوانم که بسیار باهوش بود اگر نامش را استعداد درخشان نگذاریم، احساس می کرد دبیرستان بسیار سخت است. او تحت فشار والدینش سرانجام به روز فارغ التحصیل شد. بی تردید او قصد نداشت که به تلاش خود ادامه دهد و آن همه زحمت را تحمل کند تا از کالج مدرک بگیرد. بنابراین پس از فارغ التحصیلی از دبیرستان ماه ها روی قایق های ماهیگیری در شرایط آب و هوایی سخت یا به عنوان شاگرد راننده و پیشخدمت کار کرد.
او برای گذراندن زندگی هم اتاقی داشت و خودروی خود را نیز فروخت. شغل های او ناپایدار بودند و هنگامی که از او می پرسیدند آیا از کارش لذت می برد او می گفت: نه. راه فرار آسان او منجر به یگ زندگی به راستی سخت شد. خوشبختانه او سرانجام فهمید که چسبیدن به چیزی و پرداختن هزینه برای یک کار، منجر به سختی های شخصی کمتری خواهد شد.
من تجربه او را با تجربه دوست دیگری مقایسه می کنم. او به مدت هشت سال شب ها و ساعات طولانی به عنوان دانشجوی پزشکی بی خوابی کشید. هیچ کس نمی تواند بگوید که آن تجربه خسته کننده و تمام اوقاتش ناخوشایند نبود. ولی او اکنون در سال 100،000 دلار درآمد دارد و فقط سه روز هفته کار می کند و مابقی اوقات با خانواده اش درمنزل ویلایی دوازده هکتاری اش که دارای اصطبل و استخر شناست از زندگی لذت می برد.
ممکن است بپرسید این چه ربطی به فروش دارد؟ فروشنده ای را می شناختم که از نوشتن گزارش درباره تماس ها و تجزیه و تحلیل فعالیت های فروش یا تنظیم اهداف روزانه و هفتگی فروش اکراه داشت. سرانجام او به بن بست رسید. روز محاسبه و برآورد رسید. او وقتی که فهمید خیال می کرده کارش را خوب انجام داده ولی درواقع 30% زیر عوایدی که این منطقه در شش ماه قبل داشته، کسب کرده است، شگفت زده شد. او تقلا کرد تا این شکست را در آخرین دقیقه جبران کند ولی قادر به انجام چنین کاری نبود. نیازی نیست بگویم شرکت خیلی زود او را اخراج کرد. او کارها را برای خودش آسان کرده بود، درواقع از دست دادن کارش را نیز آسان کرد.
عمق مطلب این است که گزارش و سوابق خوب برای هر فعالیت فروش موفقی آمیزی ضروری است. گزارش ها به شما کمک می کند الویت هایتان، مشتریانتان و فعالیت های فروشتان را پیگیری کنید. نگهداری سوابق به شما کمک می کند بهتر به مشتریانتان خدمت کنید و دست کم این پیام را به مشتری برسانید که به شرکای تجاری تان خیلی اهمیت می دهید.
یک سامانه نگهداری سابقه، ابزاری است که ثابت شده اجتناب ناپذیر است و از اطلاعات گوناگون به نفع موفقیت شما در فروش استفاده می کند.
مقالات مرتبط:
